Ethik & Compliance

Verpflichtung zu Integrität und Definition von Verhaltensregeln bei der BIL eG (Stand Februar 2016)

Präambel

Der Corporate Governance Kodex für Genossenschaften stellt wesentliche gesetzliche Vorschriften zur Leitung und Überwachung von Genossenschaften (Unternehmensführung) dar und enthält international und national anerkannte Standards guter und verantwortungsvoller Unternehmensführung. Er will das Vertrauen der Mitglieder, der Kunden, der Mitarbeiter und der Öffentlichkeit in die Leitung und Überwachung deutscher Genossenschaften fördern. Gemäß § 1 Abs. 1 GenG hat die Genossenschaft einen besonderen Förderauftrag ihren Mitgliedern gegenüber. Es ist ihr gesetzlich normierter Zweck, ihre Mitglieder wirtschaftlich zu fördern. Dieser Förderauftrag der Genossenschaft kommt vor allem darin zum Ausdruck, dass die Mitglieder die Einrichtungen der Genossenschaft nutzen und mit ihr Fördergeschäftsbeziehungen unterhalten. Die Mitglieder der Genossenschaft sind zugleich ihre Kunden, die der Genossenschaft das erforderliche Eigenkapital zur Verfügung stellen und das unternehmerische Risiko tragen. Dies trifft in den genannten Formen auch für die BIL eG zu.

Die BIL eG ist als eingetragene Genossenschaft von 17 auch international agierenden Unternehmen in Juni 2015 gegründet worden. Ein Teil der Mitgliedsunternehmen hat internationale Eigentümer oder Beteiligungsverhältnisse und ist auch teilweise im internationalen Handelsverkehr tätig. Die Gründung der BIL eG fällt in eine Zeit wesentlicher politischer und gesellschaftlicher Umwälzungen. Im Rahmen der globalen Bankenkrisen, anderen industriellen Manipulationsskandalen und Korruptionsvorgängen erscheint es notwendig, dass Unternehmen eine klare Position beziehen, um Mitarbeitern, Eigentümern, Kooperationspartnern und Kunden zu verdeutlichen, dass ethische und moralische Geschäftsgrundsätze gelten. Wichtig ist, dass diese nicht nur den gesetzlichen Rahmenbedingungen des eigenen Unternehmenssitzes entsprechen, sondern auf internationalen, nachvollziehbaren und fairen Rahmenbedingungen im Sinne eines Governance-Kodex beruhen.

Die BIL eG will mit den anliegend formulieren Grundsätzen ein klares Bekenntnis zur Einhaltung des genannten Verhaltenskodex geben und sieht dies als Aufforderung sich und andere immer auf die Einhaltung hin zu prüfen.

Gerade als Genossenschaft mit solidarischen Prinzipien ist es unabdingbar eine Vorbildrolle einzunehmen und präventiv tätig zu sein, um das eigene Geschäftsinteresse zu schützen und auszubauen.

Der folgende Kodex bildet die Grundlage der BIL eG und ihrer Aktivitäten und Tätigkeiten.

Mit dem Verhaltenskodex der BIL eG verpflichten wir uns zu ethisch einwandfreiem Verhalten.

Alle Mitarbeiter der BIL eG erklären Sie sich dazu bereit, dieser Verpflichtung nachzukommen, sowie die Anforderungen des Verhaltenskodex und die für Ihren Aufgabenbereich relevanten Standards, Anweisungen und Abläufe zu verstehen und jederzeit einzuhalten.

Die BIL eG wird die Dienste von Kontraktoren, Beratern oder sonstigen Dritten für Aktivitäten nicht in Anspruch zu nehmen, die gegen diesen Verhaltenskodex verstoßen.

Verstöße gegen den Verhaltenskodex oder Handlungen, die nicht mit dessen Prinzipien übereinstimmen, werden dem Vorstand, bzw. Aufsichtsrat gemeldet.

– Zusammenarbeit mit Genossenschaftsmitgliedern, Partnern und Lieferanten Die Beziehungen der BIL eG zu ihren Geschäftspartnern basieren auf rechtlich einwandfreien, effizienten und fairen Geschäftspraktiken. Die BIL eG erwartet, dass ihre Geschäftspartner alle Gesetze und rechtlichen Anforderungen beachten und ihre Mitarbeiter fair behandeln, für sichere und gesunde Arbeitsbedingungen sorgen und die Umwelt schützen.

– (Un)-Zulässige Zahlungen Zahlungen, die geleistet werden, um sich einen Vorteil in einer beliebigen Situation zu verschaffen, sind inakzeptabel und können zu einer strafrechtlichen Verfolgung der betroffenen Person oder der BIL eG führen. Die BIL eG verbietet derartige unzulässigen Zahlungen. Dies gilt für Geschäfte mit öffentlichen Auftraggebern als auch mit Privatunternehmen.

– Bestechung Gesetze gegen Bestechung und Korruption verbieten es, Zahlungen an Regierungsbeauftragte oder andere Amtsträger zu leisten oder Wertgegenstände an sie weiterzugeben bzw. ihnen Zahlungen oder Wertgegenstände anzubieten oder in Aussicht zu stellen, um geschäftliche Verträge auf unlautere Weise zu erhalten oder beizubehalten bzw. zu jedem sonstigen unlauteren Zweck oder geschäftlichen Vorteil. Dazu gehören die Bereitstellung von Serviceleistungen sowie die Vergabe von Geschenken oder Einladungen. Der Kodex verbietet es, unlautere Zahlungen über Dritte abzuwickeln. Daher wird die BIL eG bei der Auswahl und Kontrolle von Auftragnehmern, Kontraktoren und Geschäftspartnern äußerste Sorgfalt walten lassen.

Die BIL eG fordert eine akkurate Rechnungslegung und Nachweisführung, damit Zahlungen korrekt ausgewiesen und nicht zu gesetzeswidrigen Zwecken geleistet werden. Gefälligkeitszahlungen, die vorgenommen werden, um routinemäßige rechtliche Behördenangelegenheiten wie die Vergabe von Lizenzen oder die Freigabe von Waren durch die Zollbehörden zu ermöglichen oder zu beschleunigen. Diese sind nicht gestattet, selbst wenn es sich dabei um geringfügige Beträge handelt.

– Geschenke und Einladungen Unter dem Begriff „Geschenke und Einladungen” ist alles zusammengefasst, was einen finanziellen Wert hat der nicht der BIL eG zugutekommt. Preisnachlässe, Kredite, vorteilhafte Konditionen für Produkte oder Serviceleistungen, Preise, Transport, Nutzung der Firmenwagen eines anderen Unternehmens, Nutzung von Urlaubseinrichtungen, Aktien und andere Wertpapiere, Bargeld, Beteiligung an Aktienemissionen und Verbesserungsarbeiten an Privatwohnungen sind grundsätzlich nicht zugelassen. Eintrittskarten für Veranstaltungen, Geschenkgutscheine und generelle Einladungen sollten den individuellen Wert von 100 Euro / Person nicht übersteigen. In Zweifelsfällen und wiederholten Zuwendungen werden Vorstand oder Aufsichtsrat darüber in Kenntnis gesetzt. Die Regelung gilt auch für das Verhalten der BIL eG gegenüber anderen Marktteilnehmern.

– Geldwäscheprävention Die BIL eG verpflichtet sich Geldwäsche- und Anti-Terrorgesetze zu befolgen.

– Datenschutz Die BIL eG und ihre Mitarbeiter beachten die Datenschutzgesetze. Die BIL eG gibt keine personenbezogenen Daten ohne die ggf. erforderliche Genehmigung an Personen inner- oder außerhalb der BIL eG weiter. Personenbezogene Daten sollen nicht länger gespeichert werden, als dies zur Erfüllung des vorgesehenen geschäftlichen oder rechtlichen Zwecks notwendig ist.

– IT-Governance Die IT-Governance besteht aus Führung, Organisationsstrukturen und Prozessen, die sicherstellen, dass die Informationstechnik (IT) die Unternehmensstrategie und -ziele unterstützt. Unter IT wird in diesem Zusammenhang die gesamte Infrastruktur verstanden, aber auch die Fähigkeiten und die Organisation, die die BIL-IT unterstützen und begründen. IT-Governance liegt in der Verantwortung des Vorstands und ist ein wesentlicher Bestandteil der Unternehmensführung. Aufgrund des Tätigkeitsfeldes der BIL eG sind IT Governance und IT-Sicherheit von hoher Bedeutung.

– Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern Die BIL eG unterhält Geschäftsbeziehungen zu öffentlichen und staatlichen Unternehmen. Die tägliche Arbeit bringt die BIL eG häufig mit öffentlichen Auftraggebern, Beamten und nationalen Behörden in Kontakt. Die Mitarbeiter der BIL eG sind verpflichtet, unter allen Umständen jederzeit höchste ethische Standards anzuwenden und alle gültigen Gesetze und Vorschriften zu befolgen, einschließlich bestimmter spezieller Regelungen, die bei Regierungsaufträgen zu berücksichtigen sind.

– Beachtung des Wettbewerbsrechts Das Wettbewerbs- und Kartellrecht: • verbietet Vereinbarungen oder Absprachen zwischen Wettbewerbern, die den Wettbewerb unterminieren könnten, • regelt das Verhalten von dominierenden Unternehmen • verlangt die vorherige Überprüfung und in einigen Fällen die Genehmigung von Fusionen, Übernahmen und bestimmten anderen Transaktionen, um wettbewerbsmindernde Transaktionen zu verhindern. Die BIL eG ist sich ihrer besonderen Verantwortung hinsichtlich kartellrechtlicher und wettbewerbsrechtlicher Bestimmungen bewusst und verpflichtet sich zur Einhaltung.

– Faire Beschäftigungspraktiken und Gleichbehandlung Faire Beschäftigungspraktiken reichen weit über die reine Befolgung des gültigen Arbeits- und Beschäftigungsrechts hinaus. Sie tragen zu einer Kultur des Respekts füreinander bei. Die BIL eG verpflichtet sich, alle Gesetze und Vorschriften zum Recht auf Versammlungsfreiheit und zum Datenschutz, zu Tarifbeschlüssen, zur Einwanderung, zu Arbeitszeiten, Löhnen und Arbeitsstunden, sowie alle Gesetze und Vorschriften zur Zwangs- und Kinderarbeit sowie zur Diskriminierung am Arbeitsplatz zu befolgen. Die BIL strebt danach, ein Betriebsklima zu schaffen, das allen Mitarbeitern gerecht wird.

Die BIL eG stellt sicher, dass sie Entscheidungen bezüglich der Einstellung, Wahl, Entwicklung und Förderung von Mitarbeitern auf der Basis der Eignung des jeweiligen Mitarbeiters treffen, d. h. auf der Grundlage von Qualifikationen, nachweisbaren Fertigkeiten und Leistungen. Faktoren wie Abstammung (ethnische Zugehörigkeit), Hautfarbe, Religion, Geschlecht, Alter, Staatsbürgerschaft, sexuelle Orientierung, Geschlechtsidentität, Personenstand oder Behinderung dürfen Ihre Entscheidung nicht beeinflussen.

– Umwelt, Sicherheit und Gesundheit Der Schutz der Gesundheit und der Sicherheit unserer Mitarbeiter sowie der Umweltschutz sind gesetzlich vorgeschriebene Anforderungen, die die BIL eG gerne erfüllt. Management, Führungskräfte und Mitarbeiter sind verpflichtet, stets sichere Bedingungen für ihre Arbeiten und Tätigkeiten zu schaffen und negative Einflüsse auf die Umwelt so gering wie möglich zu halten. Diese Richtlinie betrifft nicht nur unser Abfall- und Emissionsmanagement, sondern alle Bereiche des Unternehmens, z. B. den Vertrieb unserer Leistungen, die Verwendung eines Firmenwagens auf Dienstreisen oder das Anbieten einer neuen Dienstleistung.

– Sicherheits- und Krisenmanagement In Zeiten größerer Bedrohung durch den Terrorismus ist der Schutz unserer Bürger und Arbeitsplätze sowie der Schutz von Informationen und unserer geschäftlichen Aktivitäten ein wesentlicher Bestandteil unseres Handelns. Die BIL eG erlässt ggf. Maßnahmen zur Verhinderung terroristischer und anderer krimineller Handlungen, die unsere Mitarbeiter und Betriebe sowie unsere Informationen und unsere ITInfrastruktur, unsere Geschäftskontinuität und unser Krisenmanagement umfassen. Außerdem müssen unsere Mitarbeiter alle nötige Vorsicht walten lassen, um zu verhindern, dass wir Geschäfte mit Terroristen machen oder mit Personen, die terroristischen Aktionen unterstützen.

– Geistiges Eigentum Das geistige Eigentum der BIL eG ist eines seiner wichtigsten Güter. Alle Mitarbeiter müssen kontinuierlich unsere Patente, Warenzeichen, Urheberrechte, Handelsgeheimnisse und sonstigen eigentumsrechtlich geschützten Informationen schützen. Gleichzeitig ist es ebenso wichtig, die Eigentumsrechte anderer zu respektieren. Nicht genehmigte Verwendung geistigen Eigentums anderer kann dazu führen, dass die BIL eG und unter Umständen sogar einzelne Mitarbeiter rechtlich verfolgt und auf Schadensersatz verklagt werden können. Hohe Geldstrafen bzw. strafrechtliche Konsequenzen können die Folge sein. Für den Schutz unseres eigenen geistigen Eigentums und das anderer ist es deshalb unerlässlich, neue BIL-Produkte, Dienstleistungen, Prozesse und Software auf mögliche Erfindungen und Handelsgeheimnisse sowie auf Verletzung von geistigen Eigentumsrechten anderer rechtzeitig und angemessen zu überprüfen.

Deshalb wird die BIL eG: • keine vertraulichen Informationen eines ehemaligen Arbeitgebers der Mitarbeiter (einschließlich Computerdaten) erfragen oder von diesen Gebrauch machen. • keine unlizenzierte Software auf BIL-Computern zum Einsatz kommen lassen. • nur Dokumente und anderes Material (einschließlich Computersoftware) kopieren, sofern dieses nicht urheberrechtlich geschützt ist oder sofern die BIL eG dazu ausdrücklich Erlaubnis erhalten hat. • wissentlich keine urheberrechtlich geschützten Inhalte oder Warenzeichen von Dritten (z. B. Ausschnitte aus Audio-/Videoaufzeichnungen oder Material aus dem Internet/Rundfunk) in Material verwenden, das Sie selbst produzieren (einschließlich Webseiten im Internet oder Intranet), ohne zuvor die Genehmigung des Copyright-Halters einzuholen. • nicht wissentlich gegen das Patent eines Dritten verstoßen. • aber selbstverständlich offen, wettbewerbsbezogene Informationen aus legitimen, öffentlich zugänglichen Quellen sammeln.

– Einhaltung der Gesetze und Vorschriften Die BIL eG folgt allen Gesetzen, externen Bestimmungen und den unternehmensinternen Abläufen zur Berichterstattung. Sie stellt sicher, dass keine Geschäftsrisiken zu einer Verletzung des anzuwendenden Rechts oder anderer Vorgaben die im Rahmen diese Kodex genannt sind. Im Zweifel wird externe Rechtsberatung eingeholt, bevor eine Maßnahme umgesetzt wird. Die BIL eG kooperiert in vollem Umfang mit eingesetzten Revisoren, stellt diesen korrekte Informationen zur Verfügung und gewährt ihnen auf Anfrage uneingeschränkter Zugang zu Mitarbeitern und Unterlagen (vorbehaltlich rechtlicher Einschränkungen). Die BIL eG entfernt oder vernichtet Unterlagen unter keinen Umständen innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

– Interessenskonflikte Die Tätigkeit für andere Unternehmen oder die Zugehörigkeit zu anderen Organisationen können zu Interessenkonflikten führen oder zumindest den Eindruck eines Interessenkonflikts erwecken. Dies gilt auch für Beziehungen zu Organisationen oder Unternehmen, die eine Rolle als Kunde oder Zulieferer der BL eG anstreben.

Alle Beziehungen zu Kunden oder Zulieferern, aus denen sich eventuell ein Interessenkonflikt ergeben könnte, wird die BIL eG diese Beziehung zunächst offenlegen und eine schriftliche Genehmigung von Vorstand und/oder Aufsichtstrat einholen.

Auch die Aktivitäten naher Verwandter können zu Interessenkonflikten führen. Falls BIL eG erfährt, dass ein „naher Verwandter“ für einen Kunden oder einen Zulieferer tätig ist oder Serviceleistungen erbringt, wird die BIL eG umgehend den Vorstand und/oder Aufsichtsrat davon in Kenntnis zu setzen und mit ihm besprechen, was zu tun ist. Allgemein gilt, dass Personen aus Ihrem Familienkreis mit Ihnen, mit Kollegen aus Ihrer Geschäftseinheit oder mit Mitarbeitern, die Ihnen direkt unterstehen, keine Geschäftsbeziehungen unterhalten sollten. Darüber hinaus sollten Sie niemals in einer Position sein, in der Sie in der Lage sind, nahe Verwandte einzustellen, zu beaufsichtigen, die Konditionen ihrer Beschäftigungsverhältnisse oder deren Vorgesetzte zu beeinflussen – unabhängig davon, ob die betreffende Person direkt bei der BIL eG angestellt oder für einen unserer Kontraktoren tätig ist. Ausnahmeregelungen erfordern die ausdrückliche Genehmigung des Vorstandes.

Unter „nahen Verwandten“ sind zu verstehen: Ehepartner, Lebensgefährt(-inn)en, Eltern, Stiefeltern, Kinder, Stiefkinder, Geschwister, Stiefgeschwister, Neffen, Nichten, Tanten, Onkel, Großeltern, Enkelkinder und angeheiratete Familienmitglieder.

Weder in Ihrer Freizeit noch beruflich dürfen die Interessen der Mitarbeiter in Konflikt mit Ihrer Tätigkeit bei der BIL eG stehen. Nichts, was Sie beruflich oder privat unternehmen, darf den Ruf oder guten Namen der BIL eG schädigen. Der Missbrauch von Betriebsmitteln der BIL eG ist ebenfalls untersagt. Auch wenn keine bösen Absichten verfolgt werden, so kann allein schon der Anschein eines Konflikts negative Folgen haben.

In Zweifelsfällen sind mögliche Interessenskonflikte dem Vorstand und/oder Aufsichtsrat offenzulegen.

– Nebentätigkeiten und Politisches Engagement Die BIL eG begrüßt das soziale und politische Engagement seiner Mitarbeiter in allen Bereichen, so lange sich daraus keine der angesprochenen Interessenskonflikte ergeben und die Nebentätigkeit die Arbeitskraft des Mitarbeiters nicht negativ beeinträchtigt. Die Ausübung einer nicht-geringfügigen Nebentätigkeit ist seitens des Mitarbeiters anzuzeigen und bedarf der Zustimmung des Vorstandes ggf. des Aufsichtsrates.

– Insiderhandel und Weitergabe von Insiderwissen Im Verlauf der BIL-Tätigkeit kann es dazu kommen, dass Informationen über die BIL eG oder andere Firmen bekannt werden, bevor diese öffentlich gemacht werden sollen. Die Informationen können z. B. bei einem Gespräch im Flur mitbekommen werden oder über ein Memo, das im Kopierer liegen geblieben ist. Die Verwendung solcher Informationen für den eigenen finanziellen oder sonstigen Vorteil oder ihre Weiterleitung an Dritte stellt eine Verletzung unserer Richtlinien dar und kann unter Umständen sogar geltendes Recht verletzen. Hierunter fallen auch der Kauf oder Verkauf von Aktien von Genossenschaftsmitgliedern, über die wesentliche nicht‑öffentliche Informationen erhalten worden sind und die Weiterleitung solchen „Insiderwissens“ an Dritte, die dies zur Grundlage ihrer finanzwirtschaftlichen Entscheidungen machen.

– Nutzung und Ressourcen des Sachvermögens des Unternehmens Die BIL eG verpflichtet sich, den Missbrauch von Firmeneigentum zu vermeiden und ggfs. Missbrauch dem Vorstand und Aufsichtsrat zu melden. Die Mitarbeiter der BIL eG nutzen Ausrüstungsgegenstände oder Einrichtungen des Unternehmens nur mit Zustimmung des Vorgesetzten zu persönlichen Zwecken im Rahmen des arbeitsvertraglich vereinbarten Umfangs.

– Externe Kommunikation Die BIL eG bespricht auf Vorstandsebene, ggf. mit Unterstützung des Aufsichtsrates, bevor sie Informationen über das Unternehmen an einen Journalisten oder Analysten herausgibt – egal ob offiziell oder inoffiziell.

Jede Art der externen Berichtserstattung ist dem Vorstand der BIL eG bekannt zu machen. Dazu gehört auch die Mitwirkung als Referent oder Diskussionsteilnehmer an öffentlichen Veranstaltungen.

– Sanktionen und Konsequenzen Verstöße gegen diesen Verhaltenskodex können, neben persönlichen Konsequenzen insbesondere bei staatlicher Verfolgung von Gesetzesverstößen, auch nach dem lokal gültigen Arbeitsrecht sowie den betrieblichen Regelungen disziplinarisch geahndet werden.

– Verantwortlichkeiten Ansprechpartner in allen genannten und nicht genannten Zweifelsfällen sind Vorstand und Aufsichtsratsmitglieder der BIL eG, die jederzeit unabhängig voneinander durch den Fragenden angesprochen werden dürfen.

Download des Corporate Governance Kodex der BIL eG

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